Die Verwaltung von Niederlassungen, Abteilungen und Mitarbeitenden erfolgt über die Web‑Anwendung der Verbandbuch App.
Mitarbeitende hinzufügen oder ändern: Nutzer/innen mit der Rolle Unternehmensleitung (oder, innerhalb ihres Verantwortungsbereichs, Niederlassungs- bzw. Abteilungsleitung) wechseln in der Web‑Anwendung in den Reiter „Angestellte“. Dort steht die Schaltfläche „Weitere Angestellte hinzufügen“ zur Verfügung. Nach einem Klick öffnet sich ein Formular, in dem die Stammdaten der Person eingetragen werden. Die neuen Zugangsdaten werden anschließend automatisch per E‑Mail versendet . Bestehende Mitarbeitende können in dieser Liste angeklickt werden, um deren Daten oder Rolle anzupassen; wer die Berechtigung dazu hat, sieht außerdem eine Option zum Entfernen der Person aus der Organisation.
Niederlassungen und Abteilungen verwalten: Analog zur Anlage von Mitarbeitenden gibt es in der Web‑App eigene Untermenüs „Niederlassungen“ und „Abteilungen“ (nur für berechtigte Rollen sichtbar). In diesen Bereichen können Nutzer/innen mit der entsprechenden Rolle neue Niederlassungen bzw. Abteilungen anlegen, bestehende Organisationseinheiten bearbeiten oder löschen. Bei der Anlage werden Name, Standort und optional weitere Daten erfasst. Wenn eine Abteilung oder Niederlassung gelöscht wird, müssen die dort zugeordneten Mitarbeitenden vorher einer anderen Organisationseinheit zugewiesen werden.
Verwaltung in der mobilen App: Die mobile App dient in erster Linie der schnellen Erfassung von Vorfällen. Funktionen zum Anlegen oder Löschen von Niederlassungen und Abteilungen stehen dort derzeit nicht zur Verfügung. Strukturänderungen sollten daher über die Web‑Anwendung vorgenommen werden.
Damit diese Änderungen wirksam werden, müssen die Nutzer/innen die entsprechende Rolle besitzen (Abteilungsleitung, Niederlassungsleitung oder Unternehmensleitung). Mitarbeitende ohne diese Rolle sehen die genannten Menüpunkte nicht und können keine Änderungen an der Organisationsstruktur vornehmen .