Die Berechtigungen zum Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Organisationseinheiten sind an die Rollen in der Verbandbuch App gekoppelt. In der App gibt es vier Rollen: Unternehmensleitung, Niederlassungsleitung, Abteilungsleitung und Angestellte . Jede Rolle hat nur Zugriff auf den eigenen Verantwortungsbereich: Die Unternehmensleitung kann alle Daten des Unternehmens einsehen und verwalten, die Niederlassungsleitung nur Daten der eigenen Niederlassung und die Abteilungsleitung nur die Daten der eigenen Abteilung .
Diese Hierarchie gilt auch für organisatorische Änderungen. Mitarbeitende mit der Rolle „Angestellte/r“ besitzen keine Berechtigung, Einträge oder Rechte zu verändern . Änderungen dürfen nur durch Personen erfolgen, die mindestens die gleiche Hierarchieebene besitzen wie die jeweilige Organisationseinheit. Das bedeutet:
Unternehmensleitung: darf Niederlassungen, Abteilungen und Mitarbeitende für das gesamte Unternehmen anlegen, bearbeiten und löschen.
Niederlassungsleitung: darf Abteilungen und Mitarbeitende innerhalb der eigenen Niederlassung verwalten; sie kann jedoch keine neuen Niederlassungen anlegen oder andere Niederlassungen bearbeiten.
Abteilungsleitung: darf Mitarbeitende der eigenen Abteilung verwalten, aber keine Niederlassungen oder anderen Abteilungen anlegen.